Vedtægter for Christianshavns Lokalhistoriske Forening & Arkiv
§ 1
Foreningens navn er Christianshavns Lokalhistoriske Forening & Arkiv.
§ 2
Foreningens formål er at udbrede kendskab til – og vække interesse for Christianshavns historie.
Foreningen kan arbejde med folkeoplysende aktiviteter, der falder ind under foreningens formål.
Foreningen ejer og driver Christianshavns Lokalhistoriske Arkiv.
Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke statslig og kommunal proveniens med tilknytning til Christianshavn, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
Det indsamlede materiale stilles til rådighed for offentligheden efter de, for tilgængelighed, gældende regler.
Arkivet fremmer gennem udadvendt virksomhed kendskabet til, samt styrker interessen for Christianshavns historie
Det indsamlede materiale betragtes som offentlig eje, og dets forbliven som sådant garanteres.
Bestyrelsen fastsætter forretningsgange for arkivet.
Bestyrelsen har ansvar for og påser, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret, og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, mindst en gang månedlig
Foreningen er medlem af Sammenslutningen af lokalhistoriske foreninger og arkiver i Københavns kommune (SLAK).
§ 3
Som medlemmer kan optages alle interesserede. Foreninger institutioner og virksomheder kan optages med rettigheder svarende til et medlemskab.
§ 4
Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.
Ordinær generalforsamling afholdes i årets første kvartal. Der indkaldes til generalforsamling med 3 ugers varsel ved direkte henvendelse til medlemmerne.
§ 5
Den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent og referent.
- Bestyrelsens og arkivets beretning.
- a) Foreningens og arkivets regnskab.
b) Budget.
c) Fastsættelse af kontingent. - Indkomne forslag.
- Arbejdsplan.
- Valg af Formand, 8 bestyrelsesmedlemmer, 2 suppleanter, – en revisor, en revisorsuppleant, alt efter deres afgang ( se § 8 )
- Eventuelt
Forslag til behandling under punkt 4, skal være formanden i hænde senest 14 dage før afholdelse af generalforsamlingen.
§ 6
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når bestyrelsens flertal ønsker det, eller 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftlig begæring herom.
§ 7
Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal (jvf. dog vedtægternes § 13) Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
§ 8
Foreningens opgaver varetages af en bestyrelse på 9 medlemmer, 2 suppleanter, en revisor og en revisorsuppleant.
Formanden vælges for 2 år direkte af generalforsamlingen. Genvalg kan finde sted.
Bestyrelsens 8 medlemmer vælges af generalforsamlingen for 2 år, således at der hvert år er 4 bestyrelsesmedlemmer på valg.
Revisor vælges for 2 år
Suppleanter vælges for 1 år.
Genvalg kan finde sted.
§ 9
Bestyrelsen konstituerer sig med kasserer og sekretær.
Foreningen tegnes af formand og kassereren , hver for sig.
Bestyrelsen fastsætter forretningsgange for arkivet.
Der føres referat af møderne.
§ 10
Foreningens medlemmer betaler et årligt kontingent, der fastsættes af generalforsamlingen. Endvidere kan der modtages og tilvejebringes bidrag fra anden side.
§ 11
Foreningens og arkivets regnskab følger kalenderåret.
Kassereren fører foreningens og arkivets regnskab.
§ 12
Foreningen kan udnævne æresmedlemmer.
§ 13
Disse vedtægter kan ændres på en generalforsamling, hvor forslaget har været på dagsordenen, med 2/3 flertal af de tilstedeværende medlemmer.
§ 14
Opløsning af foreningen kan ske ved simpelt stemmeflertal af de tilstedeværende medlemmer, ved 2 på hinanden med mindst 4 ugers mellemrum følgende generalforsamlinger, hvor forslaget har været på dagsordenen. Ved opløsning overføres eventuel formue til andet lokalt arbejde, efter den ekstraordinære generalforsamlings afgørelse.
Efter nedlæggelsen tilbydes alle arkivalier til Københavns Stadsarkiv, Københavns Museum eller lignende institution, således at deres forbliven i offentlig eje, og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.
Forretningsgang for arkivet – vedtaget af bestyrelsen den 18. februar 2013:
”Arkivet passes af bestyrelsen. Dog kan frivillige, der er medlem af foreningen, efter aftale med bestyrelsen udføre opgaver for arkivet og foreningen, herunder sammen med bestyrelsesmedlemmer at passe arkivets lokaler”.